Los formularios W-9 faltantes o mal llenados retrasan los pagos y pueden generar una retención adicional del 24%. Si eres autónomo, contratista o tienes una pequeña empresa que los contrata, completar correctamente este formulario de una página te ahorrará tiempo, estrés y dinero. La mayoría de las personas pueden completarlo en menos de 5 minutos una vez que entienden el significado de cada línea.
El formulario W-9 no se presenta ante el IRS; se entrega al solicitante para que pueda reportar sus ingresos correctamente. Lo usará para compartir su nombre legal, clasificación fiscal y su número de seguro social (SSN) o número de identificación del empleador (EIN). Para 2025, la versión actual del formulario W-9 sigue siendo la revisión de marzo de 2024, y es la que utilizan los pagadores para la declaración 1099. Consulte la descripción general oficial sobre el formulario W-9 ( irs.gov ).
Hazlo ahora: imprime, escribe a máquina o firma electrónicamente tu formulario W-9 y guarda un PDF seguro que puedas reutilizar con futuros clientes.
Antes de empezar: Qué es (y qué no es) un formulario W-9 en 2025
El formulario AW-9 verifica su identidad y situación fiscal, nada más. Es la forma en que un cliente obtiene su número de identificación fiscal para la declaración 1099 y para determinar si se aplica la retención adicional.
No se envía un formulario W-9 al IRS, y no es un formulario de facturación ni un contrato. Simplemente respalda la presentación precisa del formulario 1099-NEC y ayuda a prevenir retenciones adicionales al confirmar su TIN.
Para el formulario actual rellenable, utilice el PDF oficial del Formulario W-9 (Rev. marzo de 2024) . ( irs.gov )
¿Quién necesita un formulario W-9?: Trabajadores autónomos, contratistas independientes y sociedades de responsabilidad limitada (LLC)
Si recibes un pago como trabajador independiente, te pedirán el formulario W-9. Los diseñadores, escritores, conductores de servicios de transporte compartido, consultores y otros trabajadores independientes suelen proporcionarlo antes del primer pago.
Las pequeñas empresas solicitan los formularios W-9 a sus proveedores estadounidenses para poder emitir los formularios 1099-NEC a fin de año. Mantener los formularios W-9 correctos archivados reduce las sanciones y los avisos de discrepancia en el número de identificación fiscal (TIN).
Para conocer los aspectos básicos del proceso de incorporación de contratistas del IRS, consulte Formularios e impuestos para contratistas independientes.
Número de Seguro Social (SSN) vs. Número de Identificación del Empleador (EIN) en el formulario W-9: ¿Cuál debería usar en 2025?
Si eres autónomo y no tienes un número de identificación fiscal (EIN), usa tu número de seguro social (SSN); si tienes o quieres un identificador comercial, usa un EIN. Muchos trabajadores independientes eligen un EIN para evitar compartir su SSN con demasiada gente.
Obtener un EIN es gratis e instantáneo en línea. Si has constituido una LLC o contratas a trabajadores independientes, obtener un EIN es una decisión inteligente para trámites bancarios y formularios. Solo asegúrate de mantener la coherencia en tus registros, incluyendo las facturas y el formulario W-9.
Solicite directamente al IRS, sin cargos, a través de Obtener un número de identificación de empleador (EIN).
Formulario W-9 para LLC: Sociedades de un solo miembro vs. Sociedades con varios miembros y cómo elegir la casilla correcta
Las LLC unipersonales generalmente indican el nombre del propietario en la Línea 1 y marcan la clasificación fiscal del propietario, no "LLC". Si la LLC no se tiene en cuenta, ingrese el nombre del propietario en la Línea 1 y el nombre de la LLC en la Línea 2.
Las LLC con varios miembros suelen marcar "LLC" e indicar la clasificación fiscal (C, S o P). Si usted es una entidad transparente fiscalmente que proporciona un formulario W-9 a otra entidad transparente fiscalmente, la nueva línea 3b indica si existen propietarios extranjeros indirectos.
El IRS aclaró estos puntos en 2024; consulte las Instrucciones oficiales para el solicitante del formulario W-9 . ( irs.gov )
Instrucciones línea por línea para el formulario W-9 del año 2025: Nombre, nombre de la empresa y clasificación fiscal federal
Relaciona la Línea 1 con el TIN que ingresarás. Si ingresas un SSN, la Línea 1 debe contener tu nombre legal. Si ingresas un EIN, la Línea 1 debe mostrar el nombre legal de la entidad. Escribe los nombres comerciales en la Línea 2.
La línea 3a corresponde a su clasificación fiscal federal (persona física/autónomo, corporación C, corporación S, sociedad colectiva, fideicomiso/patrimonio o LLC con código C/S/P). La línea 3b es para entidades transparentes que informan sobre propietarios extranjeros indirectos. La línea 4 incluye los códigos de "Beneficiario exento" y "FATCA"; la mayoría de los trabajadores independientes los dejan en blanco.
Las líneas 5 y 6 corresponden a su dirección postal. La Parte I es su número de seguro social (SSN) o número de identificación fiscal (EIN). La Parte II es su firma, que certifica su número de identificación fiscal (TIN) y que no está sujeto a retención adicional (a menos que se le notifique lo contrario).
Para conocer las etiquetas exactas de los campos y la última revisión utilizada en 2025, abra el formulario oficial W-9 en formato PDF . ( irs.gov )
Ejemplo rápido que evita discrepancias
Si «Alex Rivera» dirige «Rivera Design LLC (no se tiene en cuenta)», la Línea 1 = Alex Rivera, la Línea 2 = Rivera Design LLC, la Línea 3a = «Persona física/autónomo», y la Parte I utiliza el número de la Seguridad Social de Alex (a menos que Alex utilice un EIN personal). El formulario 1099-NEC del cliente incluirá a Alex Rivera.
Registro del TIN: Cómo ingresar correctamente su SSN o EIN sin errores
Ingrese solo un TIN (número de seguro social o número de identificación fiscal) con formato de guiones (XXX-XX-XXXX o XX-XXXXXXX). El nombre en la Línea 1 debe coincidir con los registros del IRS para ese TIN.
Si cambió su nombre o tipo de entidad, primero actualice la información ante el IRS y luego envíe un formulario W-9 actualizado para que la verificación del TIN de su pagador sea correcta. Guarde una copia segura del formulario W-9 que envió.
Retención de impuestos en el formulario W-9: qué es, cuándo se aplica y cómo evitarla
La retención adicional es una tasa fija del 24% que se deduce de sus pagos si no proporciona un número de identificación fiscal (TIN) correcto o si el IRS detecta intereses o dividendos no declarados. Esta retención se aplica hasta que usted corrija el problema o el IRS la elimine.
Para evitarlo, envíe un formulario W-9 completo antes de recibir su pago y asegúrese de que su nombre en la Línea 1 coincida con los registros del IRS para su número de Seguro Social (SSN) o Número de Identificación del Empleador (EIN). Si recibe una notificación B, siga las instrucciones rápidamente.
Infórmese sobre cuándo se aplica el 24% en la página del IRS sobre retención de respaldo . ( irs.gov )
Ejemplo del mundo real
Un videógrafo escribió el nombre de la LLC en la Línea 1, pero utilizó un número de seguro social personal. La coincidencia del TIN del formulario 1099 falló y los pagos se retuvieron al 24% hasta que se presentó un formulario W-9 corregido.
Dirección, exenciones y FATCA: Qué rellenar y qué dejar en blanco
Utilice la dirección postal donde recibe los formularios de impuestos. Si se muda, envíe un formulario W-9 actualizado a quienes lo soliciten.
La mayoría de los trabajadores independientes estadounidenses dejan en blanco el campo de Exenciones. Los códigos FATCA generalmente no se aplican a los pagos típicos a proveedores nacionales; esa línea es para ciertas cuentas mantenidas fuera de los Estados Unidos.
Para conocer las definiciones de los códigos y cuándo se aplican, consulte las Instrucciones para el solicitante del formulario W-9.
Cómo firmar y enviar electrónicamente un formulario W-9: Formulario W-9 rellenable en línea y consejos para la firma electrónica
Se permiten los formularios W-9 electrónicos si el sistema verifica la identidad y captura una firma electrónica bajo pena de perjurio. El solicitante puede proporcionar un portal seguro para completar y firmar el formulario.
Si envía un formulario W-9 por correo electrónico, envíelo como un PDF protegido con contraseña y comparta la contraseña por otro medio. Siempre que sea posible, utilice portales seguros para reducir el riesgo.
Los solicitantes deben seguir las normas del IRS para la recopilación electrónica del formulario W-9; consulte la sección "Envío electrónico de formularios W-9" en las Instrucciones para el solicitante del formulario W-9 . ( irs.gov )
¿Qué se considera una firma electrónica?
Un nombre escrito a máquina, una casilla de verificación o una firma dibujada pueden ser válidos cuando el sistema autentica al firmante y registra el acceso, y el texto de certificación coincide con el formulario en papel.
Buenas prácticas de seguridad: Cómo compartir de forma segura su formulario W-9 con clientes y plataformas
Trata tu número de seguro social (SSN) o número de identificación fiscal (EIN) como si fuera dinero en efectivo: compártelo únicamente a través de canales seguros. Utiliza archivos PDF protegidos con contraseña, enlaces en la nube cifrados o portales de clientes. Evita enviar números de identificación fiscal (TIN) por correo electrónico o chat sin cifrar.
Limita el acceso a los formularios W-9 almacenados, habilita la autenticación multifactor (MFA) en las aplicaciones de almacenamiento y elimina las copias antiguas. Una política sencilla de gestión de datos evita fugas accidentales y mantiene la confianza de los clientes.
Para obtener medidas de protección de datos prácticas y en lenguaje sencillo, siga la guía de la FTC: Protección de la información personal: una guía para empresas.
Errores comunes en el formulario W-9 (y soluciones rápidas) para las declaraciones 1099
La mayoría de los errores se deben a discrepancias entre el nombre y el número de identificación fiscal (TIN) o a una clasificación fiscal incorrecta. Asegúrese de que la Línea 1 coincida con el formato del TIN y no incluya su nombre comercial registrado (DBA) en la Línea 1 si utiliza un número de seguro social (SSN).
Si un pagador recibe un aviso CP2100 “B”, debe solicitar un nuevo formulario W-9. Solucione el problema rápidamente para evitar retenciones adicionales en pagos futuros.
Los pagadores y los contadores pueden detectar y prevenir errores utilizando las Instrucciones Generales del IRS de 2025 para Ciertas Declaraciones Informativas . ( irs.gov )
Formulario W-9 para nuevos propietarios de LLC y emprendedores secundarios: Lista de verificación para la configuración inicial
Si constituyó una LLC, decida cómo se gravará antes de completar el formulario W-9. Las LLC de un solo miembro que no se consideran entidades reconocidas generalmente colocan el nombre del propietario en la Línea 1 y verifican el estado fiscal del propietario.
Obtén un EIN si quieres mantener tu número de seguro social (SSN) en privado o si tu banco o plataforma lo requiere. Guarda tu formulario W-9, la carta del EIN y el acuerdo de operación en una carpeta segura.
Información general del IRS: Sociedades de responsabilidad limitada unipersonales . ( irs.gov )
Formulario W-9 para propietarios de pequeñas empresas y gerentes de contratación: Recopilación, almacenamiento y cumplimiento normativo
Recopile un formulario W-9 antes del primer pago y verifique los detalles en su registro de proveedores. Estandarice la nomenclatura (línea 1 exacta) y oculte los números de identificación fiscal (TIN) en las vistas internas.
Presente electrónicamente los formularios 1099 si cumple con los requisitos de presentación electrónica y restrinja el acceso a los formularios W-9 almacenados mediante permisos basados en roles y autenticación multifactor (MFA). Conserve los formularios W-9 durante al menos cuatro años.
Para presentar los formularios 1099 de forma gratuita y mantenerse organizado, utilice el portal IRIS del IRS: Presentación electrónica de los formularios 1099 con IRIS . Tenga en cuenta el límite de 10 declaraciones electrónicas vigente para 2025. ( irs.gov )
¿Tienes poco tiempo? Reserva una hora para recopilar los formularios W-9, verificar los nombres/formatos TIN y configurar recordatorios en el calendario para la presentación de los formularios 1099-NEC del 31 de enero.
¿Qué sucede después de enviar un formulario W-9?: Formulario 1099-NEC, pagos y pasos a seguir al final del año.
La información de su formulario W-9 se transfiere a un formulario 1099-NEC si los pagos cumplen con el umbral de declaración. La mayoría de los pagadores emiten los formularios 1099-NEC antes del 31 de enero para la compensación a no empleados del año anterior.
Revise su formulario 1099-NEC para verificar que su nombre y número de identificación fiscal sean correctos y guárdelo con sus registros. Si encuentra algún error, solicite un formulario corregido.
Consulte los plazos oficiales y la información básica en Acerca del Formulario 1099-NEC . ( irs.gov )
Resumen y próximos pasos: Obtenga su formulario W-9 completo en minutos (Descárguelo, rellénelo y fírmelo electrónicamente).
Puedes completar el formulario W-9 rápidamente si haces coincidir la Línea 1 con tu TIN y seleccionas la clasificación fiscal correcta. Guarda un PDF seguro y reutilízalo con nuevos clientes para agilizar el proceso de incorporación.
Confirme si utilizará un número de seguro social (SSN) o un número de identificación fiscal (EIN) , seleccione el tratamiento fiscal adecuado para su LLC, si corresponde, y firme bajo pena de perjurio. Comparta únicamente a través de canales seguros.
Descargue el formulario oficial aquí: Formulario W-9 (Rev. marzo de 2024) PDF . Luego, envíe una copia limpia y bloqueada al solicitante y conserve su propia versión segura para sus registros.
Preguntas Frecuentes
¿Debo presentar el formulario W-9 ante el IRS? No, debe entregárselo a quien lo solicita. El formulario W-9 es una solicitud de información que se utiliza para que quien le paga pueda declarar correctamente en el formulario 1099. Conserve su copia y envíe actualizaciones si su información cambia.
¿Debo usar mi número de seguro social (SSN) o conseguir un número de identificación fiscal (EIN) para mi formulario W-9? Si no tiene un EIN, use su SSN; si prefiere un identificador comercial o lo necesita para operaciones bancarias, plataformas o por motivos de privacidad, obtenga un EIN gratuito. Mantenga sus registros actualizados con el número que elija.
¿Qué sucede si mi nombre y mi número de identificación fiscal no coinciden? Es probable que se le apliquen retenciones adicionales hasta que se corrija la discrepancia. Envíe un formulario W-9 corregido y, si recibe un aviso B, siga sus instrucciones de inmediato para detener las retenciones en futuros pagos.
¿Qué significa “Exención de FATCA” en la línea 4? La mayoría de los contratistas estadounidenses dejan este espacio en blanco. Los códigos FATCA se aplican a ciertas entidades y cuentas que operan fuera de los EE. UU., no a los pagos habituales a proveedores nacionales.
¿Puedo firmar electrónicamente un formulario W-9? Sí, si el sistema verifica su identidad y captura la declaración jurada. Muchos portales de clientes admiten la firma electrónica de formularios W-9 que cumplen con la normativa y cuentan con registros de auditoría; de lo contrario, utilice un PDF protegido con contraseña y comparta la contraseña por otro medio.
