La falta de formularios W-9 o su llenado incorrecto retrasan los pagos y pueden provocar una retención de respaldo del 24%. Si eres autónomo, contratista o una pequeña empresa que contrata profesionales independientes, completar correctamente este formulario de una página te ahorrará tiempo, estrés y dinero. La mayoría de las personas pueden completarlo en menos de 5 minutos una vez que comprenden el significado de cada línea.
El formulario W-9 no se presenta ante el IRS; se entrega al solicitante para que pueda declarar sus ingresos correctamente. Lo usará para proporcionar su nombre legal, clasificación fiscal y su número de Seguro Social (SSN) o Número de Identificación del Empleador (EIN). Para 2025, la versión actual del W-9 sigue siendo la revisión de marzo de 2024, y es la que utilizan los pagadores para la declaración del formulario 1099. Consulte la descripción general oficial en [enlace faltante]. Acerca del formulario W-9 (irs.gov)
Hazlo ahora: Imprime, escribe a máquina o firma electrónicamente tu formulario W-9 y luego guarda un PDF seguro que puedas reutilizar con futuros clientes.
Antes de empezar: Qué es (y qué no es) un formulario W-9 en 2025
El formulario AW-9 verifica su identidad y su situación fiscal, nada más. Así es como un cliente recopila su Número de Identificación Fiscal para la declaración del formulario 1099 y para determinar si se aplica la retención de impuestos de respaldo.
No se envía un formulario W-9 al IRS, ni es un formulario de facturación ni un contrato. Simplemente facilita la presentación precisa del formulario 1099-NEC y ayuda a prevenir retención adicional al confirmar su NIF.
Para el formulario actual rellenable, utilice el PDF oficial de Formulario W-9 (Rev. marzo de 2024) (irs.gov)
¿Quién necesita un formulario W-9?: Trabajadores autónomos, contratistas independientes y sociedades de responsabilidad limitada (LLC)
Si recibe un pago como trabajador independiente, se le solicitará un formulario W-9. Diseñadores, escritores, conductores de viajes compartidos, consultores y otros trabajadores independientes suelen proporcionarlo antes del primer pago.
Las pequeñas empresas solicitan los formularios W-9 a sus proveedores estadounidenses para poder emitir los formularios 1099-NEC a fin de año. Mantener los formularios W-9 correctos archivados reduce las sanciones y los avisos de discrepancia en el número de identificación fiscal (TIN).
Para conocer los aspectos básicos del proceso de incorporación de contratistas del IRS, consulte Formularios e impuestos para contratistas independientes.
Número de Seguro Social (SSN) vs. Número de Identificación del Empleador (EIN) en el formulario W-9: ¿Cuál debería usar en 2025?
Utilice un número de Seguro Social (SSN) si es un trabajador autónomo sin un número de identificación fiscal (EIN); utilice un EIN si tiene o desea un identificador comercial. Muchos trabajadores independientes eligen un EIN para evitar compartir su número de seguro social ampliamente.
Un EIN se obtiene gratis e instantáneamente en línea. Si usted formó una LLC o contrató contratistas, necesitará un EIN. EIN Es una decisión acertada para la banca y los formularios. Simplemente mantén tus registros consistentes entre las facturas y el formulario W-9.
Solicite directamente al IRS (sin comisiones) a través de Obtenga un número de identificación de empleador (EIN).
Formulario W-9 para LLC: Sociedades de un solo miembro vs. Sociedades con varios miembros y cómo elegir la casilla correcta
Las LLC de un solo miembro suelen incluir el nombre del propietario en la Línea 1 y marcar la clasificación fiscal del propietario, no “LLC”. Si se ignora la LLC, ingrese el nombre del propietario en la Línea 1 y el nombre de la LLC en la Línea 2.
Las LLC con varios miembros suelen marcar "LLC" e indicar la clasificación fiscal (C, S o P). Si usted es una entidad transparente fiscalmente que proporciona un formulario W-9 a otra entidad transparente fiscalmente, la nueva línea 3b indica si existen propietarios extranjeros indirectos.
El IRS aclaró estos puntos en 2024; consulte el documento oficial. Instrucciones para el solicitante del formulario W-9 (irs.gov)
Instrucciones línea por línea para el formulario W-9 del año 2025: Nombre, nombre de la empresa y clasificación fiscal federal
Haga coincidir la Línea 1 con el TIN que ingresará. Si ingresa un número de seguro social (SSN), la línea 1 debe contener su nombre legal. Si ingresa un número de identificación fiscal (EIN), la línea 1 debe mostrar el nombre legal de la entidad. Los nombres comerciales deben ir en la línea 2.
La línea 3a corresponde a su clasificación fiscal federal (persona física/autónomo, corporación C, corporación S, sociedad colectiva, fideicomiso/patrimonio o LLC con código C/S/P). La línea 3b es para entidades transparentes que informan sobre propietarios extranjeros indirectos. La línea 4 incluye los códigos de "Beneficiario exento" y "FATCA"; la mayoría de los trabajadores independientes los dejan en blanco.
Las líneas 5 y 6 corresponden a su dirección postal. La Parte I es su número de Seguro Social (SSN) o Número de Identificación Patronal (EIN). La Parte II es su firma que certifica su Número de Identificación Tributaria (TIN) y que no está sujeto a retención adicional (a menos que se notifique lo contrario).
Para consultar las etiquetas exactas de los campos y la última revisión utilizada en 2025, abra el documento oficial. Formulario W-9 PDF (irs.gov)
Ejemplo rápido que evita discrepancias
Si «Alex Rivera» dirige «Rivera Design LLC (no se tiene en cuenta)», la Línea 1 = Alex Rivera, la Línea 2 = Rivera Design LLC, la Línea 3a = «Persona física/autónomo», y la Parte I utiliza el número de la Seguridad Social de Alex (a menos que Alex utilice un EIN personal). El formulario 1099-NEC del cliente incluirá a Alex Rivera.
Registro del TIN: Cómo ingresar correctamente su SSN o EIN sin errores
Ingrese solo un TIN (SSN o EIN) con formato de guiones (XXX-XX-XXXX o XX-XXXXXXX). El nombre en la Línea 1 debe coincidir con los registros del IRS para ese TIN.
Si cambió su nombre o tipo de entidad, primero actualice la información ante el IRS y luego envíe un formulario W-9 actualizado para que la verificación del TIN de su pagador sea correcta. Guarde una copia segura del formulario W-9 que envió.
Retención de impuestos en el formulario W-9: qué es, cuándo se aplica y cómo evitarla
La retención de garantía es un porcentaje fijo del 24% que se deduce de sus pagos. Si no proporciona un TIN correcto o el IRS detecta intereses/dividendos no declarados correctamente, la sanción se mantendrá vigente hasta que corrija el problema o el IRS la levante.
Para evitarlo, envíe un formulario W-9 completo antes de recibir su pago y asegúrese de que su nombre en la Línea 1 coincida con los registros del IRS para su número de Seguro Social (SSN) o Número de Identificación del Empleador (EIN). Si recibe una notificación B, siga las instrucciones rápidamente.
Aprenda cuándo se aplica el 24% en la página del IRS para Retención de respaldo (irs.gov)
Ejemplo del mundo real
Un videógrafo escribió el nombre de la LLC en la Línea 1, pero utilizó un número de seguro social personal. La coincidencia del TIN del formulario 1099 falló y los pagos se retuvieron al 24% hasta que se presentó un formulario W-9 corregido.
Dirección, exenciones y FATCA: Qué rellenar y qué dejar en blanco
Utilice la dirección postal donde recibe sus formularios de impuestos. Si se muda, envíe un formulario W-9 actualizado a quienes lo soliciten.
La mayoría de los trabajadores independientes estadounidenses dejan en blanco el campo de Exenciones. Los códigos FATCA generalmente no se aplican a los pagos típicos a proveedores nacionales; esa línea es para ciertas cuentas mantenidas fuera de los Estados Unidos.
Para obtener definiciones de código y cuándo se aplican, consulte el Instrucciones para el solicitante del formulario W-9.
Cómo firmar y enviar electrónicamente un formulario W-9: Formulario W-9 rellenable en línea y consejos para la firma electrónica
Se permiten los formularios W-9 electrónicos si el sistema verifica la identidad y captura una firma electrónica bajo pena de perjurio. Su solicitante puede proporcionarle un portal seguro para completar y firmar el formulario.
Si envía un formulario W-9 por correo electrónico, envíelo como un PDF protegido con contraseña y comparta la contraseña por otro medio. Siempre que sea posible, utilice portales seguros para reducir el riesgo.
Los solicitantes deben seguir las normas del IRS para la recopilación electrónica de los formularios W-9; consulte la sección “Envío electrónico de formularios W-9” en el documento correspondiente. Instrucciones para el solicitante del formulario W-9 (irs.gov)
¿Qué se considera una firma electrónica?
Un nombre escrito a máquina, una casilla de verificación o una firma dibujada pueden ser válidos cuando el sistema autentica al firmante y registra el acceso, y el texto de certificación coincide con el formulario en papel.
Buenas prácticas de seguridad: Cómo compartir de forma segura su formulario W-9 con clientes y plataformas
Trata tu número de seguro social/número de identificación fiscal como si fuera dinero en efectivo: compártelo solo a través de canales seguros. Utilice archivos PDF protegidos con contraseña, enlaces en la nube cifrados o portales de clientes. Evite enviar números de identificación fiscal (TIN) por correo electrónico o chat en texto sin cifrar.
Limita el acceso a los formularios W-9 almacenados, habilita la autenticación multifactor (MFA) en las aplicaciones de almacenamiento y elimina las copias antiguas. Una política sencilla de gestión de datos evita fugas accidentales y mantiene la confianza de los clientes.
Para obtener medidas de protección de datos prácticas y en lenguaje sencillo, siga la guía de la FTC: Proteger la información personal: Una guía para empresas.
Errores comunes en el formulario W-9 (y soluciones rápidas) para las declaraciones 1099
La mayoría de los errores se deben a discrepancias entre el nombre y el NIF o a una clasificación fiscal incorrecta. Haga coincidir la Línea 1 con el formato TIN y no incluya su DBA en la Línea 1 si está utilizando un SSN.
Si un pagador recibe un aviso CP2100 “B”, debe solicitar un nuevo formulario W-9. Corrija esto rápidamente para evitar problemas. retención adicional sobre pagos futuros.
Los pagadores y los contables pueden detectar y prevenir errores utilizando la herramienta 2025 del IRS. Instrucciones generales para determinadas declaraciones informativas (irs.gov)
Formulario W-9 para nuevos propietarios de LLC y emprendedores secundarios: Lista de verificación para la configuración inicial
Si usted constituyó una LLC, decida cómo se gravará antes de completar su formulario W-9. Las LLC de un solo miembro que no se tienen en cuenta suelen poner el nombre del propietario en la Línea 1 y comprobar su situación fiscal.
Consiga una EIN Si desea mantener su número de seguro social en privado o si su banco o plataforma lo exige, guarde su formulario W-9, la carta de identificación del empleador (EIN) y el acuerdo operativo en una carpeta segura.
Resumen del IRS: Sociedades de responsabilidad limitada unipersonales (irs.gov)
Formulario W-9 para propietarios de pequeñas empresas y gerentes de contratación: Recopilación, almacenamiento y cumplimiento normativo
Solicite un formulario W-9 antes del primer pago y verifique los detalles en el registro de su proveedor. Estandarizar la nomenclatura (exactamente Línea 1) y enmascarar los TIN en las vistas internas.
Presente electrónicamente los formularios 1099 si cumple con los requisitos de presentación electrónica y restrinja el acceso a los formularios W-9 almacenados mediante permisos basados en roles y autenticación multifactor (MFA). Conserve los formularios W-9 durante al menos cuatro años.
Para presentar los formularios 1099 de forma gratuita y mantenerse organizado, utilice el portal IRIS del IRS: Presente electrónicamente los formularios 1099 con IRISTenga en cuenta el límite de 10 declaraciones electrónicas vigente para 2025.irs.gov)
¿Tienes poco tiempo? Reserve una hora para recopilar los formularios W-9, verificar los nombres y los formatos TIN, y establecer recordatorios en el calendario para las presentaciones 1099-NEC del 31 de enero.
¿Qué sucede después de enviar un formulario W-9?: Formulario 1099-NEC, pagos y pasos a seguir al final del año.
Su información del formulario W-9 se transfiere a un formulario 1099-NEC si los pagos alcanzan el umbral de declaración. La mayoría de los pagadores emiten los formularios 1099-NEC antes del 31 de enero correspondientes a la compensación a trabajadores no empleados del año anterior.
Revise su formulario 1099-NEC para verificar que su nombre y número de identificación fiscal sean correctos y guárdelo con sus registros. Si encuentra algún error, solicite un formulario corregido.
Consulta los horarios oficiales y la información básica en Acerca del formulario 1099-NEC (irs.gov)
Resumen y próximos pasos: Obtenga su formulario W-9 completo en minutos (Descárguelo, rellénelo y fírmelo electrónicamente).
Puedes completar un formulario W-9 rápidamente si haces coincidir la Línea 1 con tu TIN y seleccionas la clasificación fiscal correcta. Guarda un PDF seguro y reutilízalo con nuevos clientes para agilizar su incorporación.
Confirma si utilizarás un Número de Seguro Social o EINElija el tratamiento adecuado para la LLC, si corresponde, y firme bajo pena de perjurio. Comparta únicamente a través de canales seguros.
Descargue aquí el formulario oficial: Formulario W-9 (Rev. marzo de 2024) PDFA continuación, envíe una copia limpia y protegida al solicitante y conserve su propia versión segura para los registros.
Preguntas Frecuentes
¿Debo presentar el formulario W-9 ante el IRS? No, entrégueselo a quien lo solicita. El formulario AW-9 es una solicitud de información que se utiliza para que su pagador pueda reportar correctamente en el formulario 1099. Conserve su copia y envíe actualizaciones si su información cambia.
¿Debo usar un número de Seguro Social (SSN) u obtener un Número de Identificación del Empleador (EIN) para mi formulario W-9? Utilice su número de Seguro Social (SSN) si no tiene un Número de Identificación Patronal (EIN); Obtén un EIN gratuito si prefieres un identificador comercial o lo necesitas para operaciones bancarias, plataformas o privacidad. Mantén tus registros consistentes con el número que elijas.
¿Qué ocurre si mi nombre y mi NIF no coinciden? Es probable que te enfrentes a la retención de fondos de respaldo. Hasta que se corrija la discrepancia, envíe un formulario W-9 corregido y, si recibe una notificación B, siga sus instrucciones de inmediato para que se suspendan las retenciones en futuros pagos.
¿Qué significa “Exención de FATCA” en la línea 4? La mayoría de los contratistas estadounidenses dejan este espacio en blanco. Los códigos FATCA se aplican a ciertas entidades y cuentas mantenidas fuera de los EE. UU., no a los pagos típicos a proveedores nacionales.
¿Puedo firmar electrónicamente un formulario W-9? Sí, si el sistema verifica su identidad y registra la declaración de perjurio. Muchos portales de clientes admiten formularios W-9 con firma electrónica que cumplen con las normas y con registros de auditoría; de lo contrario, utilice un PDF protegido con contraseña y comparta la contraseña por un canal diferente.
